Bedrijfsvoering

5.1 Facilitair Bedrijf

Veiligheid en huisregels

Veiligheid is een onderwerp dat vrijwel niet voldoende aandacht kan krijgen. In feite kunnen we twee elementen onderscheiden: fysieke en sociale veiligheid. Op het gebied van veiligheid willen we fysieke veiligheid en sociale veiligheid integreren. Fysieke veiligheid heeft dit jaar meer aandacht gekregen. (Bijna) ongevallen worden meer structureel gerapporteerd, gedocumenteerd en geëvalueerd. Huisregels worden centraal besproken en vastgesteld en decentraal gecommuniceerd.

In 2019 is ook aandacht geweest voor preventie. Zo is er een preventiemedewerker benoemd voor ARBO-gerelateerde zaken. Deze staat in nauw contact met de regiegroep sociale veiligheid. De BHV-teams op locaties zijn op orde. Op het gebied van veiligheid hebben we voor de komende tijd een aantal speerpunten. Zo gaan we ons richten op crisismanagement. Er wordt centraal beleid geschreven voor de BHV-organisatie en er zullen oefeningen plaatsvinden.

Daarnaast willen we integraal het onderwerp veiligheid naast de wet- en regelgeving leggen om te kijken in hoeverre we daar al aan voldoen.

 Volta2020 op koers

Wanneer dit project klaar is, hebben we als één van de eerste roc’s een ‘oude school’ op een circulaire wijze gerevitaliseerd. Daarnaast is het schoolgebouw dusdanig verduurzaamd, dat de locatie (nagenoeg) van het gas af kan. De revitalisering van de locatie aan de Voltastraat ligt op planning, zowel in tijd als middelen. Een groot deel theorielokalen in de D-Vleugel is gerealiseerd.

In 2020 zal het deel dat het meest in het oog springt (voorgevel, entree en ‘centrale gebied’ worden gerevitaliseerd). De werkzaamheden die het komende jaar in de planning staan, zullen nog wel wat overlast voor de locatie geven. De verwachting is dit project eind 2020 af te ronden. 

FieldlabPracTICe Admiraal de Ruyterlaan Groningen

Vanuit het project FieldlabPracTICe in Groningen hebben we de verbouwing van een deel van de B-vleugel afgerond. Hierin hebben we de groei van de opleiding Hout & Meubel meegenomen en de inbedding van de opleiding Interieurdesign gerealiseerd. Op deze wijze zijn aantrekkelijke en inspirerende onderwijsruimten tot stand gekomen. Er is extra ruimte op het terrein gerealiseerd om de extra groei op te kunnen vangen op het eigen terrein. Het project is ondanks de korte doorlooptijd gerealiseerd binnen de tijd en vrijwel binnen de projectbegroting. Daarbij zijn mooie, werkbare en toonbare onderwijsruimten gecreëerd.

Cameratoezicht avg-proof

Op elke locatie wilden we het terrein en de ingangen inzichtelijk hebben middels een goede dekking van camera’s. Om dit voor elkaar te krijgen is nieuwe hardware geïnstalleerd, waarmee beelden beter bruikbaar zijn dan voorheen. Daarnaast is het beleid inzake het mogen uitlezen van beelden avg-proof gemaakt en zijn stakeholders hierop getraind.

Duurzame mobiliteit

Er is een toenemende bewustwording van de invloed van reizen op het milieu. Medewerkers maken meer en andere keuzes om te gaan reizen. Op het gebied van duurzaamheid hebben we een aantal mooie resultaten geboekt. Zo hebben we de ov-mobiliteitskaart beschikbaar gemaakt voor onze medewerkers. Meerdere medewerkers maken incidenteel of frequent gebruik van deze kaart.

We zijn daarnaast een proef gestart met een elektrische deelauto en bieden we de mogelijkheid tot het testen van een speedpedelec. Het testen van de speedpedelec slaat nog niet breed aan. Dit in tegenstelling tot de groei van belangstelling voor een elektrische fiets. Het stimuleren van fietsen door het fietsplan leidt tot groei van het gebruik ervan (we zien dat het budget jaarlijks steeds sneller uitgeput raakt). We willen op iedere locatie voorzieningen realiseren om elektrische auto’s te kunnen laden. Daarnaast hebben we aandacht voor het renoveren van onze fietsenstallingen. Te denken valt aan het vergroten, overkappen en voorzien van milieuvriendelijke oplaadpunten voor elektrische fietsen.

5.2 Informatisering en Projecten

Informatisering

Elke dag ontstaan er nieuwe mogelijkheden door digitalisering, kunstmatige intelligentie en verschillende vormen van educatieve technologie. Er zijn steeds meer mogelijkheden voor onze studenten om zich een leven lang te kunnen ontwikkelen binnen en buiten de poorten van het Alfa-college. Ook als docent ben je niet meer aan tijd en plaats gebonden om kennis te delen en het leren mogelijk te maken. Het continu verbeteren van de ICT-omgeving is daarom ook een belangrijk speerpunt voor het Alfa-college.

Onderwijslogistiek

Onderwijslogistiek is al jaren lang een belangrijk thema binnen het vo, mbo en hbo. Het is het geheel van ondersteunende systemen en processen, noodzakelijk om het primair proces van roc’s adequaat te doen verlopen. Onderwijslogistiek richt zich op de organisatie, planning, besturing en uitvoering van individuele leerroutes inclusief de communicatie daaromheen. Dit met optimale inzet van middelen om uiteindelijk te voldoen aan de ontwikkelingsbehoeften van zowel de student als de arbeidsmarkt.

Met name de hoeveelheid afdelingen, mensen en systemen die met elkaar moeten gaan samenwerken om te komen tot de verschillende resultaten maakt het tot een grote uitdaging. Door de groeiende behoefte van een ‘Leven Lang Ontwikkelen’, leren op maat (persoonlijke leerwegen, flexibilisering) en heel specifieke opleidingstrajecten samen met de regio wordt onderwijslogistiek steeds complexer. Om het onderwijslogistieke proces rondom de student zoveel mogelijk te stroomlijnen is overzicht, afstemming en regie noodzakelijk.

Binnen de dienst I&P zijn in 2019 de processen ter ondersteuning van onderwijslogistiek visueel inzichtelijk gemaakt d.m.v. een zogenaamde metrokaart. De hoofdlijn is de ‘studentenreis’. De ondersteunende lijnen geven weer welke processtappen er genomen moeten worden, maar ook waar de verschillende processen elkaar raken. Dit is enerzijds interessant voor het dagelijkse werkproces i.v.m. ketenbewustzijn en continu verbeteren en anderzijds om inzichtelijk te maken welke grote verbeterprojecten binnen de organisatie en/of systemen er op dit moment zijn.

Een groot aantal processen is in 2019 onder de loep genomen en deze worden in 2020 verder geoptimaliseerd. Het gaat dan bijvoorbeeld om processen ter verbetering van de BPV (en implementatiesysteem Onstage), verbetering WAKI (Werving- , Aanmelding, Kennismaking en Inschrijving), implementatie en optimalisatie van Eduarte, optimalisering processen rondom keuzedelen en examinering en diplomering, visie en strategie rondom processen m.b.t. examinering en diplomering, implementatie van één elektronische leeromgeving en de implementatie van een  (meerjaren)planning rondom roostering.

Om goed regie te kunnen houden op al deze processen is er een onderwijslogistiek platform in het leven geroepen en een regiegroep die keuzes maakt rondom de verbeterprojecten.

Stuurinformatie

De vraag naar informatie blijft groeien. Informatie die sturing geeft aan de organisatie, maar ook informatie die een betere begeleiding mogelijk maakt richting onze studenten. Het ontvangen van de juiste informatie op het juiste moment geeft rust en duidelijkheid. Rust en duidelijkheid om beslissingen te nemen in het werk als medewerker van het Alfa-college en als student om richting te kunnen geven aan de persoonlijke leerweg. Het Alfa-college heeft de beschikking over veel ICT-systemen en data. Om echter te voldoen aan de wens om nog meer in de toekomst te kunnen kijken en de voorspellende waarde inzichtelijk te maken worden er nieuwe dashboards ten behoeve van strategische stuurinformatie gerealiseerd. In 2019 is de aanbesteding opgestart om een nieuwe partner te selecteren, die samen met het Alfa-college het nieuwe informatieplatform gaat ontwikkelen in 2020. Dit doen we in nauwe samenhang met de ontwikkeling van de nieuwe planning en controlcyclus.

Contractverlenging Capgemini

Het volledige beheer van de infrastructuur, van netwerken, kantoorautomatisering en werkplekken is sinds 2008 geoutsourced bij Capgemini. Het Alfa-college heeft in 2019 uitgesproken om het huidige contract te verlengen tot en met 1 juli 2024. De samenwerking is al jaren goed te noemen en er is een aantal belangrijke ontwikkelingen gaande en er zijn projecten opgestart, die de komende jaren rust en continuïteit garanderen in het ICT-netwerk. Het rekencentrum is inmiddels voor 75 procent leeg en verhuisd naar de Cloud. Daarnaast ligt er een plan klaar om ook de overgebleven functionaliteit over te zetten naar een Cloud-architectuur en het wifi-netwerk in 2020 volledig te gaan vervangen.

Educatieve technologie

In het landelijke programmaplan ‘doorpakken op digitalisering’ vanuit Sambo-ICT spreekt men over broedplaatsen voor innovatie. Broedplaatsen voor innovaties tussen docent en student, maar ook met de regio en het bedrijfsleven. Verschillende innovatieprojecten zijn inmiddels opgestart binnen het Alfa-college. Veelal met een experimenteel karakter en waarbij digitalisering een steeds belangrijkere rol inneemt.

5.3 Marketing, Communicatie en Voorlichting

Naamsbekendheid en imago

Onderzoek van Markteffect laat zien dat de naamsbekendheid en het imago van het Alfa-college een positieve ontwikkeling hebben doorgemaakt sinds de laatste meting in 2016. Onze top of mind, spontane en geholpen naamsbekendheid zijn allen goed voor een eerste positie in ons totale werkgebied. Het grootste aandeel potentiële studenten in dit gebied oriënteert zich op een opleiding bij ons en de algemene indruk van het Alfa-college is goed en krijgt een 7,3 (+0,7 t.o.v. de vorige meting). Wij schrijven dit toe aan de verdere professionalisering van de in 2018 opgerichte nieuwsredactie, de vernieuwde online wervingscampagne, de voortdurende verbetering van onze eigen voorlichtingsmomenten en de tevredenheid van onze huidige studenten.

(Online) communicatie

Voorop staat dat wij in onze communicatie willen uitstralen dat het Alfa-college de persoonlijkste mbo-instelling van het Noorden is. Met de oprichting van de nieuwsredactie sluiten we beter dan voorheen aan bij onze meest relevante doelgroepen (studenten, medewerkers, bedrijven, andere stakeholders) met vooral videocommunicatie. We hebben voor onze kanalen nieuwe, aansprekende rubrieken ontwikkeld op basis van input van de verschillende doelgroepen. Zo is er voor Facebook de rubriek Humans of Alfa-college, waarbij we ‘full quote’ verhalen vertellen over wat onze medewerkers voor bijzondere of inspirerende dingen doen naast hun werk. En voor LinkedIn de rubriek #zondermbo, waarin we grote bedrijven aan het woord laten over wat hun bedrijf zou zijn zonder mbo’ers.

We hadden al een samenwerking met de Gezinsbode, waarin we één keer per maand de human interest rubriek ‘Die ene student’ publiceren. Dit concept is ook overgenomen door de Hoogeveense Courant en De Toren. Verder zijn we een samenwerking gestart met Sikkom, het grootste Groningse medium voor onze studentendoelgroep. Samen produceren we ‘human interest’ video’s die op onze beide kanalen gedeeld worden.

Het bereik van deze communicatie is groot en heeft geleid tot een toename van het aantal volgers op alle kanalen. We zijn méér online aanwezig met inhoud die de doelgroep aanspreekt: meer fun, meer sfeer, meer persoonlijke benadering.

Daarbij ondersteunen en faciliteren we teams, docenten en andere medewerkers die zelf als ambassadeur van het Alfa-college willen optreden. Om grip te houden op de beeldvorming houdt Marketing & Communicatie (MCV) regie op een aantal specifieke domeinen, denk aan: wervings- en marketingcommunicatie, strategiecommunicatie, interne communicatie, crisiscommunicatie, woordvoering en perscontacten, issue-communicatie en huisstijlbewaking.

En verder…

  • heeft MCV in 2019 een bijdrage geleverd aan de interne communicatiecampagne rondom de totstandkoming van de strategische koers van het Alfa-college ‘Samen ondernemend leren’.
  • heeft MCV volop meegewerkt aan de lancering en pr van een drietal nieuwe opleidingen, te weten ‘Interculturele opvoedcoach’, ‘Medewerker kinderopvang, onderwijs en bewegen’ en ‘Commercieel energie technicus’.
  • is er op de website een eerste slag gemaakt t.a.v. personalisatie. Bezoekers die op zoek zijn naar informatie over bbl-opleidingen krijgen nadat ze enkele pagina’s hebben bezocht een andere banner op de homepage te zien, ook als ze terugkeren naar onze website.
  • is de trendanalyse op gebied van (nieuwe) instroom, inschrijvingen en macrodoelmatigheid verder doorontwikkeld, waardoor we onze bijdrage aan de besturing van de organisatie hebben verbeterd.
  • heeft de hele organisatie slagen gemaakt ten aanzien van Leven Lang Ontwikkelen. Een belangrijke bijdrage aan de strategiebepaling van LLO vanuit MCV is de uitgebreide marktverkenning die is gedaan. 
  • scoren onze eigen voorlichtingsevenementen al jaren hoge tevredenheidscijfers onder bezoekers. Het keuzeproces en de ontwikkeling van de vo-leerling staan centraal. In Hoogeveen en Hardenberg zijn onze open dagen daarom naar voren gehaald en in Groningen hebben we alle locaties opengesteld tijdens de voorlichtingsevenementen. Bezoekers geven aan dat ze zich welkom voelen en weten zich gehoord en gezien.
  • is ‘On Stage’ noemenswaardig, een zeer succesvol project waarbij ruim 700 tweede- en derdejaars leerlingen van Roelof van Echten College en RSG Wolfsbos, bedrijven, instellingen en overheid bij elkaar worden gebracht tijdens het Beroepenfeest in theater De Tamboer. De vmbo’ers maakten matches met 200 beroepsbeoefenaren bij wie ze later tijdens de ‘Doe Dag’ praktijkervaring opdoen. Hiermee faciliteert ‘On Stage’ een nieuw, duurzaam, persoonlijk en lokaal ondernemersnetwerk voor jongeren van het vmbo en draagt het bij aan kansgelijkheid, toekomstperspectief, beroepsoriëntatie en ondernemersvaardigheden. De afdeling MCV is lid van het organiserende On Stage-team, waarin ook ondernemers en vo-scholen participeren.

5.4 Informatiebeveiliging en Privacy

Het beschermen van de persoonsgegevens en het waarborgen van de continuïteit van de processen van het Alfa-college worden steeds belangrijker: er wordt steeds meer gebruik gemaakt van ICT. Deze afhankelijkheid van ICT brengt risico’s met zich mee, zoals cybercrime en datalekken.

5.4.1 Informatiebeveiliging


Het Alfa-college voert risicoanalyses uit om te kunnen vaststellen welke passende maatregelen genomen moeten worden om de (persoons)gegevens te beschermen en risico’s te mitigeren. Informatiebeveiligingsincidenten en datalekken worden volgens de procedures beoordeeld, vastgelegd en verbeteringen ter voorkoming daarvan worden doorgevoerd in het Informatiebeveiliging en Privacy beleid en in de organisatorische en technische maatregelen.

Om het juiste beveiligingsniveau van gegevens en applicaties te bepalen maakt het Alfa-college gebruik van classificatie. In 2019 is door de afdeling Informatiebeveiliging en Privacy een nieuwe classificatiemethode opgesteld.

In december 2018 en januari 2019 is door een gespecialiseerde organisatie een onderzoek uitgevoerd op het netwerk en de kernapplicaties van het Alfa-college om de effectiviteit van de technische en organisatorische maatregelen voor de bescherming van de persoonsgegevens van de medewerkers en studenten bij het Alfa-college en bij de leveranciers aantoonbaar te maken.
Tijdens dit onderzoek zijn de infrastructuur en de applicaties onderzocht op de aanwezigheid van kwetsbaarheden en de mogelijkheden om hier misbruik van te maken. Hieruit zijn een aantal bevindingen naar voren gekomen bij enkele leveranciers van het Alfa-college. Deze bevindingen zijn na het onderzoek besproken met de betreffende leveranciers. Er waren twee bevindingen die als hoog risico werden gekwalificeerd en deze zijn met spoed opgepakt. Voor de overige bevindingen zijn door de betreffende leveranciers maatregelen genomen.

5.4.2. Privacy (AVG)


Het is van belang dat we binnen het Alfa-college zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van studenten en medewerkers en dat onze medewerkers goed getraind zijn ten aanzien van de AVG. In het begin van 2019 heeft de afdeling Informatiebeveiliging en Privacy (IBP) samen met de contactpersonen Informatiebeveiliging en Privacy van elke locatie, AVG-trainingen samengesteld. Deze trainingen zijn aangeboden aan alle medewerkers van het Alfa-college. Het trainen van de medewerkers is vanaf begin mei van start gegaan en zal nog tot het einde van het schooljaar 2019-2020 plaatsvinden.

Daarnaast zullen nieuwe medewerkers die bij het Alfa-college in dienst treden een AVG-training aangeboden krijgen, zodat alle medewerkers een AVG-training gevolgd hebben. Algemene informatie en actueel nieuws over de AVG is voor medewerkers en studenten beschikbaar op de Privacy-AVG-tegel op het Intranet van het Alfa-college.

5.4.3 Jaarplan Informatiebeveiliging en Privacy (IBP)


Vanuit het jaarplan IBP 2019 zijn de volgende zaken gerealiseerd:

  • Er vindt een jaarlijkse beoordeling plaats van de effectiviteit van de getroffen maatregelen en beleidsuitgangspunten ten aanzien van Informatiebeveiliging en Privacy. Bevindingen die daaruit voortkomen vormen input voor het jaarplan IBP 2020.
  • In het kader van de PDCA-cyclus doet het Alfa-college mee aan de Benchmark MBO ten aanzien van Informatiebeveiliging en Privacy. De bevindingen die daaruit voortkomen vormen input voor het jaarplan IBP 2020.
  • Op elk informatiesysteem wordt een effectbeoordeling rondom gegevensbescherming (Data Protection Impact Assessment) uitgevoerd.
  • We hanteren ‘Privacy bij design and default’: bij het ontwerpen van producten en diensten houdt men al rekening met het voldoen aan de privacywetgeving. De standaardinstellingen van producten en diensten moeten zo worden ingericht dat wordt voldaan aan de privacywetgeving.
  • Bewaar- en vernietigingstermijnen worden gehanteerd.
  • Verwerkersovereenkomsten worden afgesloten met elke leverancier die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van het Alfa-college.
  • Het register van verwerkingen, datalekken en rechtenverzoeken wordt bijgehouden en daar waar nodig aangepast. De Informatiebeveiliging en Privacy boekhouding wordt up to date gehouden.
  • Er worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen.
     

In 2019 is begonnen met een verbeterslag ten aanzien van monitoren en logging van gebruikersactiviteiten en het Identificatie Authenticatie en Autorisatie proces. Deze trajecten lopen ook in 2020 nog door.