Continuïteit

Continuiteïtsparagraaf

Dit hoofdstuk is opgesteld op het moment dat het coronavirus in ons land net merkbaar was. In de beschouwingen richting de komende jaren is hier dan ook nog geen rekening mee gehouden.
Natuurlijk ziet ook het Alfa-college in dat de gevolgen van de coronacrisis ook ons raken. Als organisatie gaan we ons de komende maanden richten op het ontwikkelen van verschillende scenario’s als gevolg van de ontstane situatie, zodat we ons tijdig voorbereiden op de periode na corona. We zijn ons er van bewust dat voor een aantal onderdelen van deze continuïteitsparagraaf de toekomst er anders uit zou kunnen zien dan nu beschreven.
Het Alfa-college heeft als reactie op de coronacrisis een crisisteam in het leven geroepen die de ontwikkelingen dagelijks volgt en daar waar nodig de organisatie vraagt om acties te ontwikkelen die de continuïteit van de organisatie en vooral het onderwijs zoveel mogelijk ondersteunen. Vooral de ondersteunende diensten leveren hierbij extra ondersteuning op het gebied van onderwijs, examinering, ICT, huisvesting en HRM.

Belangrijkste effecten voor de organisatie

Op basis van de maatregelen van de overheid werken medewerkers thuis en wordt het onderwijs op afstand geleverd. De uitvoering van examens en BPV vraagt om aangepaste werkvormen.
Daar het Alfa-college voor het grootste deel een gegarandeerde financiering vanuit de overheid heeft, zal de financiële impact zeer klein zijn. Op basis van het weerstandsvermogen van het Alfa-college zijn eventuele financiële risico’s ruimschoots gedekt.

Getroffen maatregelen

Het Alfa-college heeft een aantal onderwijskundige maatregelen getroffen, die passen bij de door de overheid afgekondigde intelligente lock-down en de door het ministerie van OCW opgestelde service-documenten als reactie op deze situatie. Zo is met een enorme investering van ICT en de docenten het afstandsleren opgestart, zodat we de studenten toch onderwijs aanbieden. Ook wordt studenten die rond de zomervakantie van 2020 voor diplomering in aanmerking komen zoveel mogelijk ruimte geboden om dit alsnog te realiseren, natuurlijk met inachtneming van de richtlijnen, zoals aangegeven in de service-documenten van het ministerie van OCW. 
Voor de medewerkers geldt dat er vanuit de thuissituatie gewerkt wordt. Dit vraagt om een veilige en betrouwbare ICT-ondersteuning vanuit de organisatie.
Voor studenten die zelf geen ICT-faciliteiten hebben, heeft het Alfa-college deze faciliteiten beschikbaar gesteld. Studenten in een onveilige thuissituatie is ruimte op school aangeboden.
Er worden onder studenten en medewerkers enquêtes uitgezet, om zicht te hebben op hun welbevinden.

Er is een risicoanalyse naar aanleiding van de coronacrisis uitgevoerd, waaruit blijkt dat op basis van de huidige inzichten geen directe grote risico’s naar voren komen. 
De komende tijd zal op verschillende gebieden vanuit de bedrijfsvoering gekeken worden naar mogelijke risico’s, zodat als die er zijn mitigerende maatregelen kunnen worden ingezet. Te denken valt hierbij aan financiën, personeel en huisvesting als het gaat om bijvoorbeeld achterblijvende aanmeldingen van nieuwe studenten of private onderwijsactiviteiten.

Lees meer

Ontwikkeling studentenaantallen

In onderstaande tabel is de verwachte ontwikkeling van het aantal bekostigde studenten in de beroepsopleidingen in de periode 2019 tot en met 2022 weergegeven. De aantallen 2019 zijn gebaseerd op de terugmelding bekostigingsgegevens d.d. 17 maart 2020 met kenmerk 2020/2/1457927. De prognoses voor de jaren na 2019 zijn bepaald aan de hand van de 'DUO-tool'.

Studentenaantallen

Studentenaantallen
jaar 2019 2020 2021 2022
procentuele ontwikkeling 1,76% ‑1,88% ‑2,44% ‑2,26%
aantal ongewogen bekostigde studenten 12.211 11.981 11.689 11.425

In het Geïntegreerd Jaardocument 2018 hebben we al aangegeven dat de verwachting was dat de daling van het aantal studenten in het beroepsonderwijs in 2019 ingezet zou worden. We gingen uit van -1,50%. In 2019 bleek van een daling echter nog geen sprake te zijn. Er is zelfs een stijging van 1,76% van het aantal bekostigde studenten waar te nemen. De stijging is waargenomen in de BBL, het aantal BOL-studenten is licht afgenomen.
De verwachting is dat een daling van het aantal studenten de komende jaren op basis van de demografische ontwikkelingen vanaf 2020 merkbaar zal zijn.
Deze daling is gebaseerd op de planningstool van DUO, september 2019.

Voor het vavo is het lastiger om de verwachte ontwikkeling van de studentenaantallen vast te stellen. Veel van de studenten komen voor een traject van een jaar of korter. Op de instroom van studenten in deze trajecten hebben we weinig invloed. De instroom in de vavo-opleidingen wordt voor een belangrijk deel bepaald door de examenresultaten in het reguliere vo.

Voor Educatie geldt dat we voor het reguliere aanbod voor een belangrijk deel afhankelijk zijn van de inkoop door gemeenten, die vaak jaarlijks opnieuw kiezen voor het Alfa-college. Daarnaast zijn er de inburgeringstrajecten die door de studenten zelf worden ingekocht.
De in 2018 ingezette daling van inburgeraars die een inburgeringstraject bij het Alfa-college inkopen is ook in 2019 doorgezet. Ook voor de komende jaren verwachten we dat deze daling nog doorzet. Door het uitblijven van nieuwe wet- en regelgeving met betrekking tot de financiering van de inburgering is het onduidelijk wat dit betekent voor het aantal statushouders dat bij het Alfa-college een inburgeringstraject volgt.

In de komende jaren verwachten we een positieve ontwikkeling op het gebied van Leven Lang Ontwikkelen, door de vraag vanuit het werkveld te koppelen aan certificeerbare eenheden. Zo kunnen ook volwassenen, zowel werkenden als werkzoekenden, zich betekenisvol ontwikkelen door gedeelten van opleidingen te volgen.
Dit is opgenomen als belangrijk thema in de Kwaliteitsagenda 2019-2022. Naast deze formele route willen we ook inzetten op informeel leren (bv. leren door in co-creatie met het werkveld te komen tot innovatieve oplossingen). Dit gaat iets betekenen voor de inzet van medewerkers en omzet. De omvang ervan zal de komende jaren duidelijk worden.

Ontwikkeling personele bezetting 

In onderstaande tabel is weergegeven hoe de begrote formatie per personeelscategorie zich in 2020 tot en met 2022 ontwikkelt[1], afgezet tegen de inzet ultimo 2019:


[1] Het aantal fte 2019 in deze tabel wijkt af van het aantal fte opgenomen in de definitieve begroting 2019.

Formatieontwikkeling

Formatieontwikkeling
Personeelscategorie 2019 2020 2021 2022
Management 57,3 56,7 56,2 55,8
Fte onderwijsgevend personeel (OP) 704,3 690 675,3 666,1
Fte ondersteunend- en beheerspersoneel (OBP) 302,1 299,1 295,9 294
Totale formatie 1063,7 1045,8 1027,4 1015,9

In tegenstelling tot het Geïntegreerd Jaardocument van 2018 rapporteren we over 2019 slechts in de twee hoofdcategorieën waarin het personeel is te onderscheiden, aansluitend bij de cao mbo.

Voor zowel OP als OBP wordt rekening gehouden met een terugloop van het aantal fte’s. Oorzaak hiervan is de te verwachten terugloop van studenten voor de komende jaren.
De verwachte dalingen van de werkgelegenheid in beide personeelscategorieën is na 2019 kwantitatief op te vangen door natuurlijk verloop en de flexibele schil. Deze kan hier en daar mogelijk wel leiden tot kwalitatieve frictie; in de strategische personeelsplannen van de organisatorische eenheden wordt daarop geanticipeerd door tijdig de inzetbaarheid van medewerkers gericht te vergroten door middel van scholingstrajecten.

Huisvesting

Het Alfa-college heeft zijn hoofdlocaties in volle eigendom (Adm. de Ruyterlaan, Boumaboulevard, Kardingerweg en Kluiverboom in Groningen en de Voltastraat in Hoogeveen) of deels in eigendom (LOC+ in Hardenberg). In 2019 is gestart om het pand aan de Voltastraat in Hoogeveen te revitaliseren met de bedoeling om het in 2020 als het duurzaamste gebouw van het Alfa-college op te leveren. Financiering van de revitalisatie van deze locatie geschiedt uit eigen middelen. Ook aan de Admiraal de Ruyterlaan in Groningen is opnieuw geïnvesteerd in het ontwikkelen van een deel van het gebouw in aantrekkelijke en inspirerende onderwijsruimten.
Op dit moment wordt gewerkt aan een nieuwe strategische visie op onderwijs en huisvesting in de regio Groningen. Gedacht wordt aan een vitaliteitscampus in het oosten van de stad gericht op vitaliteit voor jongeren, werkenden en ouderen en een campus voor duurzaamheid en circulariteit in het westen van de stad waarin we opleidingen op het gebied van techniek, duurzaamheid en circulariteit onderbrengen.

Daarnaast wordt er een aantal panden gehuurd. Dit is een bewuste keuze om de te verwachten krimp voor de komende jaren te kunnen opvangen. De contracten worden - gezien de mogelijke fluctuatie en daling van studentenaantallen – zo veel mogelijk voor een korte periode afgesloten. Hierdoor heeft het Alfa-college een voldoende flexibele huisvestingsschil om een mogelijke daling met 10% van de huidige studentenaantallen op te vangen.

Ontwikkeling Investeringen

In het najaar van 2018 is gestart met de revitalisering van de locatie aan de Voltstraat 33 te Hoogeveen. In 2019 zijn de eerste twee vernieuwde gebouwdelen opgeleverd. De oplevering van de rest van de vernieuwde gebouwdelen wordt ultimo 2020 verwacht. In tegenstelling tot eerdere plannen wordt nu nog slechts een deel van een gebouwdeel gesloopt. Het grootste deel van de totale investeringen in 2020 zal dan ook aan dit project worden besteed, te weten € 7,8 mln.
Het zwaartepunt van de verbouwing van de locatie Kardingerweg in Groningen is vertraagd en doorgeschoven naar 2020. Met deze verbouwing is de komende jaren een bedrag van   € 1,1 mln. gemoeid. Ook de komende jaren wordt extra geïnvesteerd om de basisvoorzieningen binnen de bestaande locaties te vernieuwen waarmee een investering van € 3,1 mln. is gemoeid. Bij de locatie de Kluiverboom worden in het kader van Fit for life een multifunctioneel sportterrein en een bootcampparcours aangelegd, waarvan als onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen de bewoners uit de omliggende wijken buiten de reguliere lestijden om gebruik van kunnen maken. Voor de aanleg is een bedrag van € 0,2 mln. beschikbaar gesteld. Tot slot is er in de begroting van 2020 een bedrag van  € 1,1 mln. voor het doen van investeringen toegekend op basis van de locatieplannen vanuit de locaties. Het meerjaren-investeringsoverzicht voor het Alfa-college ziet er als volgt uit:

Balans

De balans ontwikkelt zich de komende jaren naar verwachting als volgt:

Activa (x € 1.000) 2019 2020 2021 2022
         
Vaste activa        
Materiële vaste activa        
Gebouwen en terreinen  68.096   79.416   77.460   75.037 
Inventaris en apparatuur  8.275   8.148   7.265   6.285 
Overige materiële vaste activa  139   138   136   134 
Vaste bedrijfsmiddelen in uitvoering en vooruitbetaald 1910,678 0 0 0
Totaal materiële vaste activa 78421 87702 84861 81455
         
Financiële vaste activa  8.858   8.271   7.684   7.097 
Totaal vaste activa  87.279   95.973   92.545   88.552 
         
Vlottende activa        
Vorderingen        
Debiteuren algemeen  622   3.008   3.008   3.008 
Vorderingen op groepsmaatschappijen  533  0 0 0
Vorderingen op deelnemers  705   662   662   662 
Overige overheden  2.120  0 0 0
Overige vorderingen  11   11   11   11 
Overige overlopende activa 850 850 850 850
Af: Voorzieningen wegens oninbaarheid  ‑268  0 0 0
Totaal vorderingen  4.573   4.531   4.531   4.531 
         
Liquide middelen  30.763   17.610   15.415   18.780 
Totaal vlottende activa  35.336   22.141   19.946   23.311 
         
Totaal activa  122.615   118.113   112.491   111.864 

Passiva (x € 1.000) 2019 2020 2021 2022
         
Eigen Vermogen        
Algemene reserve  56.913   56.846   57.463   58.449 
Bestemmingsreserve publiek  2.408   2.476   2.476   2.476 
Bestemmingsreserve privaat  561   561   561   561 
Statutaire reserves  1   1   1   1 
Totaal eigen vermogen  59.883   59.884   60.501   61.487 
         
Personeelsvoorzieningen  6.276   6.276   6.376   6.426 
         
Langlopende schulden  37.212   34.503   28.307   26.710 
         
Kortlopende schulden        
Schulden aan krediteinstellingen  2.248   1.847   1.847   1.847 
Vooruit gefactureerde termijn projecten  2.120   1.000   1.000   1.000 
Crediteuren  2.996   2.996   2.996   2.996 
Belastingen en premies sociale verzekeringen  3.705   3.434   3.291   3.225 
Pensioenen  1.043   1.043   1.043   1.043 
Overlopende passiva  7.130   7.130   7.130   7.130 
Totaal kortlopende schulden  19.243   17.451   17.307   17.241 
         
Totaal passiva  122.615   118.113   112.491   111.864 

Toelichting op de geprognosticeerde balans:

  • Materiële vaste activa: de verwachting is dat het komende jaar de revitalisering van het gebouw aan de Voltastraat te Hoogeveen wordt afgerond. Gezamenlijk met de modernisering van het gebouw aan de Kardingerweg en de noodzakelijke investeringen vanuit het meerjaren-onderhoudsplan leidt dit de komende jaren tot een toenemende omvang van de materiële vaste activa. Zie voor een overzicht van de geplande investeringen voor de komende jaren de passage ‘ontwikkeling investeringen’.
  • Financiële vaste activa: de oorzaak van de daling is dat de aflossing van het kapitaal uit de deelneming LOC+ in Hardenberg hoger is dan het ontvangen winstaandeel.  Begin 2020 zijn met de commandieten afspraken gemaakt die de concurrentiepositie van het LOC+ moeten verbeteren. Deze afspraken, vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst, gaan in met terugwerkende kracht vanaf 2019 en hebben een looptijd van 10 jaar. Een gevolg hiervan is dat de huur die de commandieten (en derden) moeten betalen is afgenomen en de dividend die het Alfa-college ontvangt vanuit de deelneming ook. Deze ontwikkelingen rondom de recent nieuw overeengekomen vaststellingsovereenkomst zijn nog niet meegenomen.
  • Vlottende activa: de daling wordt vooral veroorzaakt door een lagere stand van de liquide middelen als gevolg van de voorgenomen investeringen in 2020.
  • Eigen vermogen: De Algemene Reserve zal naar verwachting licht toenemen door de verwachte toekomstige exploitatieresultaten. Ondanks dat het saldo van de individuele bestemmingsreserves de komende jaren kan fluctueren is de verwachting dat de bestemmingsreserves naar verwachting op totaal niveau gelijk zullen blijven. Eveneens zullen de overige reserves niet muteren. 
  • Voorzieningen: de omvang van de voorzieningen stijgt na 2020 geleidelijk. Dit wordt mede veroorzaakt door loonstijgingen en door de toename van de populatie in de voorziening duurzame inzetbaarheid en wachtgeld. Mede door de inzet van interne begeleiding en een  extern begeleidingsbureau voor de wachtgeldpopulatie is de verwachting dat de instroom beperkt zal zijn.
  • Langlopende schulden: vanaf 2019 daalt de stand als gevolg van de reguliere aflossingen bij het Ministerie van Financiën, waarbij in 2021 het voornemen is om eenmalig een bedrag van € 4,6 mln. af te lossen op de lening ten behoeve van onze deelneming in het LOC +.
  • Kortlopende schulden: vanaf 2019 dalen naar verwachting de kortlopende schulden. De reden voor deze daling heeft te maken met de naar verwachting afnemende schuldpositie van de nog te besteden (geoormerkte) subsidies. In 2018 waren er nog drie RIF toegekende projecten onder handen daar waar dit in 2020 er naar verwachting nog 1 zal zijn.
Lees meer

Staat van Baten en Lasten

De staat van baten en lasten ontwikkelt zich de komende jaren naar verwachting als volgt:

Staat van Baten en Lasten (x € 1.000)        
  2019 2020 2021 2022
Baten        
Rijksbijdragen  105.087   107.474   105.660   104.580 
Overheidsbijdragen / subsidies overige overheden  1.939   2.863   2.100   2.000 
Wettelijke college- / cursus- / examengelden  216   130   50‑  100‑
Baten werk in opdracht van derden  5.478   3.203   3.025   2.750 
Overige baten  4.065   3.302   3.302   3.302 
         
Totaal baten  116.786   116.972   114.037   112.532 
         
Lasten        
Personeelslasten  86.454   85.861   82.272   80.625 
Afschrijvingen  4.639   7.096   7.234   7.207 
Huisvestingslasten  5.986   7.923   7.873   7.723 
Overige lasten  13.880   15.332   15.307   15.282 
         
Totaal lasten  110.959   116.212   112.685   110.837 
         
         
Saldo baten en lasten uit de gewone bedrijfsvoering  5.826   760   1.352   1.695 
         
Financiële baten en lasten  695‑  760‑  735‑  710‑
Resultaat deelnemingen  11‑ - - -
         
Saldo baten en lasten uit de financiële bedrijfsvoering ‑707 ‑760 ‑734 ‑710
         
Totaal resultaat 5120 0 617 986

Toelichting op de geprognosticeerde staat van baten en lasten:

  • Rijksbijdragen: vanaf 2020 verwachten wij dat de macro doelmatigheidskorting vanuit het Ministerie van OC&W wordt doorgevoerd. Dit leidt in combinatie met een dalend aantal studenten tot lagere rijksbijdragen.
  • Overige overheidsbijdragen en -subsidies: vanaf 2020 verwachten wij een daling door lagere bijdragen van gemeenten voor het aantal inburgeringscursussen.
  • College-, cursus en/of examengelden: dit betreft het verschil tussen het door het Alfa-college gefactureerde collegegeld BBL (18+) en de inhouding door DUO (op basis van T-2). Door de groei van de afgelopen jaren is er meer gefactureerd dan ingehouden wat een positief verschil opgeleverd heeft. Door de verwachte dalende studentenaantallen is de verwachting dat het bedrag van facturatie de komende jaren lager zal zijn dan de inhouding.
  • Baten werk in opdracht van derden: door een dalende vraag naar het aantal inburgeringstrajecten en door lagere verwachte projectopbrengsten is de verwachting dat de baten de komende jaren dalen.
  • Overige baten: dalende baten vanaf 2020 als gevolg van minder verwachte opbrengsten vanuit detacheringen, dalende aantallen studenten en doordat er een lagere bijdrage in leermiddelen van de studenten wordt gevraagd.
  • Personeelslasten: als gevolg van een dalend aantal studenten zal de inzet van fte’s ook geleidelijk dalen. Hiermee zullen de personele lasten de komende jaren afnemen, waarbij de afname van de loonkosten vele malen groter zal zijn dan de stijging van de loonkosten als gevolg van dotaties aan de wachtgeldvoorziening.
  • Afschrijvingen: de afschrijvingslasten zullen toenemen als gevolg van de ver-/nieuwbouw aan de Voltastraat in Hoogeveen, de grootschalige upgrading van het school- en kantoormeubilair alsmede de audiovisuele middelen. Voor alle geplande investeringen, zie de passage over de ontwikkeling van de investeringen.
  • Huisvestingslasten: de daling van het aantal studenten vanaf oktober 2020 leidt nog niet tot een verminderde behoefte aan externe (les)ruimten. In 2021 wordt de daling op de huisvestingslasten zichtbaar die zich voort zal zetten in 2022.
  • Overige lasten: in lijn met de trend van de huisvestingslasten is de verwachting dat de lasten vanaf 2021 zullen dalen.
  • Saldo financiële bedrijfsvoering: de daling van de rentelasten is een direct gevolg van de jaarlijkse aflossing.
  • Resultaat buitengewone baten en lasten: dit betreft de deelneming van het Alfa-college in het LOC+. Vanaf 2019 is de verwachting dat het winstaandeel lager is dan de afgelopen jaren gebruikelijk was. De meest recente ontwikkelingen rondom de nieuwe vaststellingsovereenkomst zijn nog niet meegenomen (zie tevens toelichting financiële activa)

Ontwikkeling financiële kengetallen

Het Alfa-college hanteert voor zijn kengetallen, naast de door de Onderwijsinspectie gehanteerde signaleringswaarden, eigen, interne onder- en bovengrenzen en normen voor de financiële kengetallen. De ontwikkeling van de relevante financiële kengetallen voor de jaren 2020 t/m 2022, inclusief de onder- en bovengrenzen, de normen en signaleringswaarden van OCW, is als volgt:

Solvabiliteit 2020 2021 2022
Solvabiliteit 51% 54% 55%
Ondergrens 32% 32% 32%
Bovengrens 50% 50% 50%
Signaleringswaarde OCW < 30% < 30% < 30%

De solvabiliteit loopt de komende jaren op tot 55%. Dit heeft voornamelijk te maken met de verwachte daling van de studentenaantallen waardoor de kosten (voornamelijk personeel en huisvesting) zullen afnemen. De daling van de Rijksbijdrage zal, door de T-2 financiering, echter later ingezet worden waardoor naar verwachting de komende jaren een positief exploitatieresultaat behaald zal worden en daarmee de solvabiliteit zal toenemen.

Rentabiliteit 2020 2021 2022
Rentabiliteit 0 0,54 0,88
Norm - - -
Signaleringswaarde OCW < 0 < -0,05 < -0,1

De rentabiliteit stijgt naar 0,88 door een stijgend resultaat en dalende totale baten. Hiermee blijven wij ruim boven de signaleringswaarde van OCW.

Liquiditeit 2020 2021 2022
Liquiditeit 1,27 1,15 1,35
Norm 0,5 0,5 0,5
Signaleringswaarde OCW < 0,5 < 0,5 < 0,5

De liquiditeit zal de komende jaren afnemen tot 1,15. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de geplande investeringen in 2020 en de aflossing op een langlopende schuld (lening 1464) in 2021. De liquiditeit blijft ruim boven de normwaarde en de signaleringswaarde.

Huisvestingsratio 2020 2021 2022
Huisvestingsratio 0,07 0,07 0,07
Norm - - -
Signaleringswaarde OCW > 0,15 > 0,15 > 0,15

Met de huisvestingsratio geven we aan welk deel van de totale lasten betrekking heeft op huisvesting. Onze huisvestingsratio laat op de lange termijn een stabiele ontwikkeling zien en ligt ruim onder de signaleringswaarde.  

Het interne beheersings- en controlesysteem

Het interne beheersings- en controlesysteem heeft betrekking op de bedrijfsvoering, maar uiteraard ook op het onderwijs in onze organisatie. Hieronder wordt aangegeven hoe ons interne beheersings- en controlesysteem functioneert:

  • Onderwijs en examinering: de kwaliteit van ons onderwijs en onze examinering wordt bewaakt door de cyclus van de van het strategisch document afgeleide kaderbrieven, de daarop gebaseerde jaarplannen en jaarplangesprekken. Daarnaast wordt de kwaliteit van onderwijs en examinering gevolgd door de onderwijsteams te monitoren op relevante indicatoren (o.a. studiesucces en vsv). Teams die niet voldoen aan de minimale eisen van de Inspectie voor het Onderwijs, worden aangemerkt als risico-opleiding en met die teams worden afspraken gemaakt hoe te komen tot verbetering.
  • Audits: de kwaliteit van onderwijs, examinering en diplomering en kwaliteitsborging worden in het Alfa-college gemonitord door het uitvoeren van interne audits op basis van het toezichtskader van de inspectie. Elk team komt één keer per drie jaar aan de beurt. Wanneer daarvoor een aanleiding bestaat, kan een team vaker geaudit worden (ook op verzoek van het team zelf). Ook voert het auditteam op instellingsniveau thema-audits uit. In 2019 is door middel van een thema-audit het proces rond examinering en diplomering geaudit. Naast de interne audits wordt om de drie jaar een instellingsaudit uitgevoerd door het Kwaliteitsnetwerk mbo.
  • Financieel: uiteraard is er de gebruikelijke cyclus van begroting en jaarrekening. Tweemaandelijks, vanaf februari van elk boekjaar, wordt aan het College van Bestuur gerapporteerd hoe de uitputting van de begroting zich ontwikkelt. De meest recente maandrapportage die verschijnt voor een vergadering van de auditcommissie, wordt door het college met deze commissie besproken. Daarnaast blijft de meerjarenprognose een belangrijk sturingsinstrument waarmee de (financiële) effecten van het strategisch meerjarenbeleid en de verwachte interne en externe ontwikkelingen inzichtelijk worden gemaakt. Met behulp van dit sturingsinstrument kan onder meer het effect van beleidskeuzen, risico’s en ontwikkelingen op het (toekomstige) resultaat, het vermogen, de balansposities en de financieringsstructuur inzichtelijk worden gemaakt. Jaarlijks wordt de meerjarenbegroting ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht.
  • Personeel: Tegelijk met de tweemaandelijkse financiële voortgangsrapportage wordt de ontwikkeling van het aantal fte’s gemonitord en geanalyseerd. Eveneens wordt beoordeeld hoe zich de ontwikkeling van de fte’s verhoudt tot het begrote aantal fte’s. Ook wordt gerapporteerd over de omvang van de flexibele schil (het percentage medewerkers met een benoeming voor bepaalde tijd gerelateerd aan het totaal aantal medewerkers). Voor de verschillende regio’s/locaties zijn strategische personeelsplannen opgesteld die regelmatig worden geactualiseerd en wordt de ontwikkeling van het aantal WW- en BW-gerechtigden continu gemonitord.
  • Informatiebeveiliging: er worden bewustwordingsbijeenkomsten gehouden voor teams. Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Het Alfa-college sluit met het beleid aan bij deze wetgeving en heeft een functionaris gegevensbescherming in dienst die waakt over correcte toepassing van de AVG.
  • Strategisch beleid: Tot nu toe werd voorafgaand aan een schooljaar een kaderbrief gemaakt. Door een wijziging in de inhoudelijke P&C-cyclus van schooljaar naar kalenderjaar is in het voorjaar van 2019 een kaderbrief opgesteld voor de periode van 1 augustus 2019 tot en met 31 december 2020. Vanaf 2020 wordt er weer jaarlijks een kaderbrief opgesteld. In de kaderbrief wordt aangegeven wat wordt verwacht van de diverse organisatie-eenheden als het gaat om de strategische doelen van de organisatie en de ontwikkelingen die zich tussentijds in een strategische periode aandienen. Om de voortgang van de realisatie van e.e.a. binnen de organisatie-eenheden te volgen worden er twee keer per kalenderjaar jaarplangesprekken gehouden met de managementteams van die eenheden. Na afloop van het kalenderjaar wordt op instellingsniveau een rapportage opgesteld waaruit blijkt wat de stand van zaken is op dat moment. Die rapportage wordt besproken met de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad.
  • Strategische risicoanalyse: aan het begin van elke strategische periode wordt mede op basis van het voor de nieuwe periode geldende strategische beleid een strategische risicoanalyse uitgevoerd. In de daarop volgende jaren in dezelfde strategische beleidsperiode wordt op basis van die strategische risicoanalyse uitvoering gegeven aan de beheersmaatregelen, zoals deze zijn gekoppeld aan de geprioriteerde strategische risico’s. In de zomer van 2019 is de nieuwe strategische periode gestart, waardoor er een nieuwe strategische risicoanalyse uitgevoerd moet worden.
    Tot nu toe was de strategische risicoanalyse gekoppeld aan de strategische koers. Omdat een aantal strategische risico’s vooral gekoppeld is aan de continuïteit van de organisatie en veel minder direct aan de strategische koers, gaan we vanaf 2020 werken aan een meer dynamische aanpak van risicomanagement, waarbij de risico’s en de beheersing daarvan in de kwartaalgesprekken met de directeuren aan de orde komen. Dit alles als onderdeel van de herinrichting van de P&C-cyclus.
  • Interim-controle: in de rapportage van zijn jaarlijkse interim-controle geeft de accountant zijn bevindingen weer naar aanleiding van zijn onderzoek naar de bedrijfsvoering en de processen. Ook dit jaar is de interim-controle uitgevoerd op de hoofdlijnen van de bedrijfsprocessen, daar de werkwijze van de accountant tijdens de eindejaarscontrole gebaseerd is op een volledige gegevenscontrole. De aanbevelingen uit het onderzoek tijdens de interim-controle zijn door de organisatie overgenomen en worden daarmee onderdeel van het continue verbeterproces binnen de bedrijfsvoering.

Naast de bovengenoemde wijze van beheersing wil het Alfa-college steeds meer werken met sturen op soft-controls. Deze sturing wordt vanaf 2019 vooral vormgegeven door middel van de beweging DO!, waarover elders in dit Geïntegreerd Jaardocument geschreven is.

In 2019 is een eerste stap gezet in de herziening van de Planning en Control-cyclus binnen het Alfa-college, waarbij meer systematisch zowel kwantitatief als kwalitatief verantwoord gaat worden volgens de vierslag: beschrijven, analyseren, waarderen en leren. Het is de bedoeling dat dit traject voor de zomer van 2020 wordt afgerond.

Lees meer

Belangrijkste risico’s en onzekerheden

Met ingang van 1 augustus 2015 is de vorige strategische beleidsperiode begonnen. In mei 2016 is ,ondersteund door EY, een sessie gehouden waarin de strategische risicoanalyse is uitgevoerd. Het College van Bestuur heeft samen met de directeuren en  een aantal sleutelfiguren uit de organisatie  eerst een inventarisatie gedaan van mogelijke risico's. Dit leverde een groslijst op van 19 mogelijke risico's, die per item gescoord werden: kans, mogelijk impact en verbetermogelijkheid, steeds op een vijfpuntsschaal. De grootte van het risico is bepaald door het product van deze drie aspecten: risico = kans x impact x verbetermogelijkheid. In het kader van risicomanagement heeft het Alfa-college zich gericht op de vijf risico's met de hoogste score:

Nr. Risico Korte omschrijving Score
1. Kwaliteit van medewerkers Het risico dat we de doelen uit ons strategisch beleidsplan niet realiseren omdat het veel vraagt van alle medewerkers: naar buiten, ondernemen, crossovers, voortdurend scholen, rolmodel zijn etc. 56,0
2. Informatiebeveiliging Het risico dat informatiebeveiliging onvoldoende aandacht krijgt waardoor de continuïteit van ons ROC in het gedrang komt. 50,7
3. Onderwijsinnovatie Het risico dat ondoeltreffende onderwijsinnovatie de bekwaamheid van de instelling in gevaar brengt om aan de behoeften en verwachtingen van zijn stakeholders, inclusief zijn studenten, op de langere termijn te voldoen. 47,6
4. Personeelsformatie Het risico dat een beperkte beschikbaarheid in een aantrekkende arbeidsmarkt van arbeidskrachten het vermogen in gevaar brengt om (goed) onderwijs aan te bieden en om de ondersteuning goed uit te kunnen laten voeren. 46,0
5. Informatietechnologie Het risico dat niet te allen tijde erop kan worden vertrouwd dat uit de educatieve en administratieve/ondersteunende systemen gegevens zijn te benaderen om de organisatie draaiende te houden. 42,3

Na het bepalen van deze 5 risico’s is in beeld gebracht welke beheersmaatregelen we reeds hebben om de genoemde risico’s te beperken en wat er nog meer zou moeten/kunnen gebeuren ten behoeve daarvan. Gedurende de afgelopen jaren zijn de mitigerende beheersmaatregelen organisch aangepast aan de fase van beheersing. De stand van zaken m.b.t. de beheersing van de vijf risico’s ultimo 2019 is als volgt:

Risico’s 1 en 4: Kwaliteit medewerkers en personeelsformatie
De beheersing van deze risico’s is in gezamenlijkheid opgepakt onder verantwoordelijkheid van de directeuren. Voor de verschillende locaties zijn strategische personeelsplannen opgesteld. Deze plannen geven een overzicht van het zittende personeel (kwalitatief en kwantitatief), een overzicht van de te verwachten uitstroom van medewerkers voor de komende jaren en een overzicht van de te verwachten personeelsbehoefte voor de komende jaren. Zie ook hoofdstuk 4.

Risico 2: Informatiebeveiliging
In het kader van de informatiebeveiliging stond in 2019 naast informatiebeveiliging  ook de AVG centraal. In paragraaf 5.4 is inhoudelijk aandacht besteed deze thema's.

Risico 3: Onderwijsinnovatie
Onderwijsinnovatie is als onderdeel van onze derde koersuitspraak in de reguliere P&C-cyclus van het Alfa-college gepositioneerd en worden de aan dit risico gekoppelde beheersmaatregelen niet separaat gemonitord in het kader van risicomanagement.

Risico 5: Informatietechnologie
In 2018 is door de afdeling ICT verder gewerkt aan het in 2017 opgestelde informatiebeleid, met daarin de benodigde vernieuwingen binnen het ICT-landschap. Continuïteit van de informatievoorziening blijft van essentieel belang voor het Alfa-college.

Naar ons oordeel zijn de risico’s in 2019 tot een acceptabel niveau gereduceerd. In 2020 zal een nieuwe strategische risicoanalyse gedaan worden en zal binnen de nieuwe P&C-cyclus van het Alfa-college gewerkt gaan worden aan de monitoring van de uitvoering van de beheersmaatregelen.

Vanuit het perspectief van risicobereidheid hebben we er, door om te gaan met de risico’s zoals hierboven beschreven, voldoende vertrouwen in dat de beheersmaatregelen er samen voor zorgen dat de mogelijke gevolgen van deze risico’s voldoende worden gemitigeerd. Daarnaast zijn we van oordeel dat de genoemde risico’s vallen binnen de reguliere bedrijfsvoering van een roc. De inspectie heeft als weerstandsnorm bij normale bedrijfsvoering een minimaal solvabiliteitspercentage van 30% bepaald. Ultimo 2019 is het solvabiliteitspercentage van het Alfa-college 49%. De mogelijke ‘impact’ op de resultaten en/of op de financiële positie van het zich voordoen van een of meerdere van de genoemde risico’s is dan ook niet zo groot, dat die zou moeten leiden tot verhoging van ons weerstandsvermogen.
Tenslotte realiseren wij ons dat, naast de hierboven genoemde risico's, zich in de loop van de tijd nieuwe mogelijke risico's manifesteren. Een voorbeeld hiervan is het inspelen op de terugloop van studenten, waarvan we verwachten dat die de komende jaren echt zal plaatsvinden. Ook levert, zoals in de inleiding aangegeven, de coronacrissis nieuwe risico's waar we nu al actief op anticiperen.

Naast de hierboven beschreven traditionele wijze van risicobeheersing is het Alfa-college zich ervan bewust dat de echte risico’s minder voorspelbaar zijn. Het gaat hierbij om begrippen als communicatie, veiligheid en vertrouwen in het uitvoeren van onze maatschappelijke kerntaken: onderwijs en examinering. Door ons bewust te zijn van deze risico’s en het sturen op soft-controls wordt gewerkt aan de beheersing van deze risico’s.

Vanaf 2020 starten we met een nieuwe systematiek van risicomanagement gekoppeld aan de strategische koers, waarbij we veel dynamischer gaan kijken naar risico's en de daarbij behorende beheermaatregelen om de risico's te mitigeren tot een aanvaardbaar niveau/

Rapportage toezichthoudend orgaan

De Raad van Toezicht wordt steeds door het College van Bestuur betrokken bij majeure beleidsvraagstukken. Alle relevante plannings- en verantwoordingsdocumenten worden cf. statuten aan de Raad van Toezicht voorgelegd ter goedkeuring. Mochten zich los daarvan financieringsvraagstukken voordoen, dan worden die ook door het college aan de raad ter goedkeuring voorgelegd. Daarnaast wordt de Raad van Toezicht bij grote onderwerpen ook meer en meer in de beleidsvoorbereidende fase betrokken door het College van Bestuur.

De audit- en onderwijscommissie van de Raad van Toezicht zijn in dit opzicht ook belangrijk. In hun vergaderingen is er gelegenheid om in aanwezigheid van deskundigen uit de organisatie inhoudelijk in te gaan op de voor deze commissies relevante onderwerpen. Onderwerpen kunnen er inhoudelijk worden voorbesproken en indien gewenst voorzien van een advies van de desbetreffende commissie aan de Raad van Toezicht worden voorgelegd. Dat geldt bv. voor de financiële plan- en verantwoordingsdocumenten die eerst in de auditcommissie aan de orde komen alvorens zij in de Raad van Toezicht worden besproken. Enkele andere onderwerpen die langs deze lijn besproken worden zijn verantwoording en sturen op soft-controls. Zie ook hoofdstuk 1.5