Het Alfa-college

1.1 Strategisch beleid

In 2019 hebben we ons nieuwe strategisch beleid voor de komende vier jaren vastgesteld, getiteld ‘Samen ondernemend leren’. Hierin hebben we onze missie als volgt beschreven:

Het Alfa-college realiseert als christelijk roc samen met zijn partners een duurzaam effect op mens, regio en wereld door uitdagende leersituaties te creëren.

Vanuit deze missie hebben wij onze visie verwoord in drie koersuitspraken:

  1. Samen bereiden we onze studenten voor om blijvend maatschappelijk betekenisvol te zijn.
  2. Samen werken wij aan een sterke regio.
  3. Samen creëren wij meer waarde voor een betere wereld.

Onze waarden zijn niet veranderd ten opzichte van de vorige strategische periode. Wel hebben we de toelichting erbij aangepast:

  • Vertrouwen: we bieden een uitdagend ontwikkelingsklimaat. Studenten en medewerkers krijgen de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en te dragen. We vinden het daarbij belangrijk dat we zeggen wat we gaan doen en dat we vervolgens doen wat we zeggen.
  • Verbinden: we verbinden door in voortdurende dialoog te zijn met studenten, medewerkers en externe partners. We gaan voor een duurzame, professionele relatie.
  • Ondernemen: we denken in kansen, verleggen onze grenzen en gaan naar buiten. We denken win-win en creëren synergie. In deze waarde komt ons rentmeesterschap tot uiting.

Het in afstemming met regionale partners werken aan een sterke regio vraagt van onze medewerkers dat zij zich voortdurend ontwikkelen. Dat kan door gerichte scholing, stages, masteropleidingen etc. Daarnaast doen we dat door het werken in professionele leergemeenschappen: divers samengestelde groepen mensen die in min of meer vaste samenstelling steeds de eigen praktijk delen en onderzoeken om zo een cultuur van leren te creëren. Het eigen team kan functioneren als professionele leergemeenschap, maar afhankelijk van het doel kan de leergemeenschap ook bestaan uit medewerkers van meerdere en andere teams en externe partners. Het werken in professionele leergemeenschappen stimuleert de ontwikkeling van collectieve denkkracht en het collectief leren.

1.2 Organisatie

Profiel van de organisatie

Het Alfa-college is het christelijke regionaal opleidingencentrum (roc) voor Noord- en Oost-Nederland. Het Alfa-college leidt jonge mensen en volwassenen op voor de samenleving van nu en straks. Dit doen wij niet alleen, maar in nauwe samenwerking met bedrijven, instellingen en andere onderwijsorganisaties.

Jongeren en volwassenen kunnen bij ons terecht voor een mbo-opleiding, het vavo, een educatief traject, een cursus of een bedrijfsopleiding. We hebben vestigingen in de regio’s Groningen (inclusief de vestigingsplaatsen Leek en Assen), Hoogeveen en Hardenberg.

Ruim 13.000 jongeren en volwassenen volgen bij het Alfa-college een opleiding of cursus. Zo’n 1380 medewerkers zorgen iedere dag voor onderwijs waarmee onze deelnemers later kansen hebben in hun leven en waarmee volwassenen hun kansen op de arbeidsmarkt vergroten.

Ingeschreven deelnemers

Jaar-, diploma- en startersresultaten en rendement Entree

Percentage Vroegtijdig schoolverlaten (VSV)

Aantal medewerkers

Verzuimpercentage

Menselijke maat

Het onderwijs wordt door het Alfa-college uitgevoerd in drie regio’s en daarbinnen op zes hoofdlocaties en op zeven nevenlocaties. Deze nevenlocaties hebben een geringer aantal deelnemers. Op deze locaties wordt één of worden enkele opleidingen verzorgd en is/zijn er één of enige teams van docenten en instructeurs. Op deze kleine locaties kennen studenten en medewerkers elkaar goed en zijn de lijnen tussen hen kort.

Voor onze hoofdlocaties geldt dit ook. Hoewel de aantallen deelnemers hier groter zijn, is het onderwijs hier ook kleinschalig en herkenbaar georganiseerd: teams van in de regel zes tot twaalf docenten en instructeurs verzorgen het onderwijs voor gemiddeld zo'n 150 studenten in een eigen deel van het gebouw. Dat de studenten op de grote locaties die kleinschaligheid ook ervaren, blijkt uit de gemiddelde score op instellingsniveau in de JOB-monitor van 2018 en onze eigen deelnemerstevredenheidsonderzoeken uit 2017 en 2019 (DeTeO) op een aantal voor het onderwerp ‘menselijke maat’ relevante vragen:

Tabel menselijke maat deelnemers

Tabel menselijke maat deelnemers
vraag score DeTeO 2017* score JOB 2018* score DeTeO 2019*
Heb je goed contact met je docenten? 3,7 3,8 3,8
Hoe vind je de begeleiding bij je opleiding? 3,4 3,6 3,5
Als je een medewerker van school nodig hebt, kun je die dan bereiken? 3,5 3,7 3,5
Helpt de school je bij het vinden van een stage-/bpv-plaats? 3,4 3,5 3,5
Vind je dat jouw begeleider op school en jouw stagebegeleider voldoende contact hebben? 3,1 3,2 3,1
Kun je je werkervaringen voldoende op school bespreken? 3,8 3,9 3,7
Vind je dat jouw school en je leerwerkbedrijf voldoende contact hebben? 3,2 3,2 3,2
Weet je waar of bij wie je terecht kunt als je een klacht hebt? 56 procent weet dat 75 procent weet dat 3,5
Voel je je veilig op school? 3,9 4,1 3,9
Vind je dat je school voldoende doet om je er veilig / op je gemak te laten voelen? 3,7 3,8 3,7
Hoe vind je de sfeer binnen de school? 3,7 3,9 3,7

* de scores zijn bepaald op een 5-puntsschaal

Het eigen deelnemertevredenheidsonderzoek uit 2019 laat iets lagere scores zien dan de scores van de JOB-monitor van 2018.  Wij zien trouwens elk jaar dat de scores van ons eigen deelnemertevredenheidsonderzoek iets lager liggen dan de scores van de JOB-monitoren. Voor uitgebreidere informatie over de deelnemertevredenheid zie ook paragraaf 3.2.

Als het gaat om het ervaren van de menselijke maat door de medewerkers in het Alfa-college, kan dat onderbouwd worden met de relevante scores in het medewerkersonderzoek dat eind 2018 is uitgevoerd:

Tabel menselijke maat medewerkers

Tabel menselijke maat medewerkers
vraag score MO 2015 score MO 2018
Ik ben tevreden over mijn werkzaamheden binnen het Alfa-college. 7,6 7,4
Ik voel dat ik gewaardeerd word door het Alfa-college. 6,8 6,5
Ik heb plezier in mijn werk. 8,1 7,8
Ik voel me veilig op school. 8 8
Ik ben tevreden over mijn collega's. 7,9 7,6
Als mijn collega's mijn hulp nodig hebben, kunnen ze bij me terecht. 8,6 8,5
Als collega's kunnen wij elkaar op elkaars gedrag aanspreken. 7,1 6,7
Ik ervaar goede samenwerking binnen mijn team. 7,5 7,1
Ik heb vertrouwen in mijn direct leidinggevende. 7,5 7,3

* de scores zijn bepaald op een 10-puntsschaal

Organisatieontwikkeling en besturingsfilosofie

In het Alfa-college willen we graag dat teams verantwoordelijkheid nemen om in eigen tempo, op basis van eigen prioriteit en passend bij hun ontwikkeling bij te dragen aan de realisatie van onze strategische doelen. Ook willen we bij onze beleidsvorming meer gebruikmaken van de denkkracht in de organisatie. Bovendien willen we graag dat het onderling leren van en met elkaar, zowel intern als extern, een impuls krijgt. Dit alles willen we bereiken door te werken in professionele leergemeenschappen. In 2019 zijn we gestart met het programma DO! (zie ook 4.3.3) om het werken in professionele leergemeenschappen te bevorderen. Daarnaast zien we dat steeds meer teams werken met methodieken als Stichting LeerKRACHT (kr8werk), Continu Verbeteren en Lean, waarin delen en leren een centraal thema is. Leren en delen is ook een belangrijk element in de nieuwe planning & control-cyclus die 2020 wordt geïmplementeerd.

1.3 Organigram

We werken vanuit zeven organisatie-eenheden: zes onderwijseenheden die het onderwijs verzorgen in de regio’s Groningen, Hardenberg en Hoogeveen en de service-unit Bedrijfsvoering. Elke directeur is verantwoordelijk voor zijn eigen eenheid en gezamenlijk zijn ze verantwoordelijk voor de profilering van het Alfa-college als geheel en voor de profilering van het Alfa-college in de regio waarin ze actief zijn.

1.4 Juridische structuur

Alfa-college is de naam waaronder de Stichting Christelijk Regionaal Opleidingencentrum Noord- en Oost-Nederland handelt. Het doel van deze stichting is het doen geven en in stand houden van onderwijs. Het College van Bestuur is belast met het bestuur van de stichting. De Raad van Toezicht van de stichting heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het College van Bestuur en op de algemene gang van zaken in de stichting. Voor een aantal, in de statuten vermelde, onderwerpen dient het College van Bestuur vooraf goedkeuring te vragen aan de Raad van Toezicht. Binnen deze context is het College van Bestuur verantwoordelijk voor de algehele gang van zaken binnen de stichting. 

Het Alfa-college is in 2019 verbonden met de volgende rechtspersonen:

  • Coöperatie voor netwerk van zorg- en welzijnsopleidingen, ZON UA: in deze coöperatie met uitgesloten aansprakelijkheid werken een aantal aanbieders in Groningen, Drenthe en Noord-Overijssel van opleidingen op het gebied van welzijn en de gezondheidszorg samen onder de naam ZON. ZON is geen afkorting, maar staat voor energie, cyclisch, duurzaamheid en netwerken Zorg, Welzijn en Onderwijs. Het doel van ZON is te komen tot een samenhangend opleidingenstelsel gezondheidszorg.
  • CV Beheersmaatschappij LOC+: deze commanditaire vennootschap verzorgt het beheer en de exploitatie van het Lokaal Opleidingen Centrum in Hardenberg. Als stille vennoot heeft het Alfa-college een belang van 37%.
  • Coöperatieve vereniging Shared Servicecenter PeopleSoft U.A.: deze coöperatie handelt onder de naam Flexuz en heeft ten doel het gezamenlijk beheren en onderhouden van een softwareplatform ten behoeve van de bedrijfsvoering van regionale opleidingencentra. Naast het Alfa-college participeren in deze coöperatie Noorderpoort, ROC van Twente en ROC Nijmegen.
  • Stichting EPI-kenniscentrum: in deze door het Alfa-college opgerichte stichting worden activiteiten uitgevoerd t.b.v. het samenwerkingsverband EPI-kenniscentrum (waarin naast het Alfa-college de Hanzehogeschool Groningen en Rijksuniversiteit Groningen participeren). 
  • Stichting Startershuis DOEN!: deze door het Alfa-college samen met Avedis BV opgerichte stichting heeft als doel een bijdrage te leveren aan een (economisch) sterk en leefbaar platteland in Noordoost-Overijssel met name door het stimuleren van ondernemerschap.
  • Coöperatie RegioOpleiders Zwolle U.A.: RegioOpleiders is een samenwerkingsverband van mbo- en hbo-onderwijsinstellingen en heeft een makelaars- en schakelfunctie ten behoeve van het ontwikkelen en verzorgen van opleidingen in antwoord op scholingsvragen van in de regio Zwolle gevestigde werkgevers (leven lang ontwikkelen).

1.5 Raad van Toezicht

We kijken terug op een goed jaar; het Alfa-college staat er financieel goed voor, er is een ambitieuze strategische koers uitgezet en we zien, dankzij de inzet en deskundigheid van bestuur, directie en medewerkers, mooie voorbeelden van hoe deze koers in de praktijk vorm krijgt. Eind 2019 hebben we afscheid genomen van Christien de Graaff als lid College van Bestuur. Wij danken haar voor haar professionele en niet aflatende inzet voor en betrokkenheid bij het Alfa-college. Doordat zij haar vertrek ruim van te voren kenbaar maakte, kon Christien haar taken ‘warm’ overdragen aan haar opvolger, Enno van der Werff. Wij hebben er vertrouwen in dat het Alfa-college met de komst van Enno opnieuw geleid wordt door een sterk College van Bestuur zoals we de afgelopen jaren gewend waren. 

Vergaderingen en bijeenkomsten

Als Raad van Toezicht houden we toezicht vanuit een betrokken distantie, waarbij de mate van distantie bepaald wordt door het onderwerp. Bij onderwerpen die cruciaal zijn voor het bestaan en de continuïteit van het Alfa-college (identiteit, financiën en onderwijskwaliteit) is de distantie minder groot dan bij andere onderwerpen.

In 2019 hebben we vijf reguliere vergaderingen gehad. Daarin hebben we formele besluiten genomen over de volgende onderwerpen:

  1. Strategisch beleid 2019-2023 ‘Samen Ondernemend Leren’
  2. Verlenging van het contract met de accountant
  3. Kaderbrief 2019-2020
  4. Profiel nieuw lid College van Bestuur
  5. Benoeming nieuw lid College van Bestuur
  6. Geïntegreerd Jaardocument 2018
  7. Inzetten financiële ruimte die gedurende het begrotingsjaar 2019 ontstaat
  8. Financiering herinrichting/realisatie Fieldlab PracTICe
  9. Profiel nieuw lid Raad van Toezicht
  10. Benoeming nieuw lid Raad van Toezicht
  11. Treasury Statuut
  12. Begroting 2020
  13. Indeling in complexiteitsklasse F in 2020

Naast onze reguliere vergaderingen hebben we in 2019 twee werkbezoeken aan onderwijslocaties afgelegd en hebben we twee keer gesproken met zowel de Ondernemingsraad als de Studentenraad. Deze werkbezoeken en gesprekken helpen ons onze toezichthoudende taak in samenhang uit te voeren en geven ons een beeld van de  organisatiecultuur. Verder hebben we contact met onze stakeholders via de halfjaarlijkse bijeenkomsten van de Instellingsadviesraad.

In 2019 hebben we meerdere keren met het College van Bestuur gesproken over de herinrichting van de P&C-cyclus, waaronder het dashboard van de Raad van Toezicht, de beweging van meer toezicht naar de voorkant en het toepassen van soft controls. De herinrichting van de P&C-cyclus wordt in 2020 afgerond. 

Verhouding met het College van Bestuur

In 2019 hebben we als Raad van Toezicht weer in een goede onderlinge verhouding met het College van Bestuur onze werkzaamheden kunnen doen. We worden tijdig, volledig en goed geïnformeerd. In onze gesprekken met het College van Bestuur, zowel binnen de Raad als in de audit- en onderwijscommissie, zoeken we waar nodig de scherpte.    

Na de aankondiging van het vertrek van Christien de Graaff hebben we, na een korte afweging, geconcludeerd dat een tweehoofdig College van Bestuur nog steeds een goede keuze is voor de organisatie, onder meer gezien de mogelijkheid voor onderling tegenspel. Vervolgens hebben we na een zorgvuldige selectieprocedure Enno van der Werff benoemd als haar opvolger. Enkele leden van de Raad van Toezicht vormden samen, met de voorzitter van het College van Bestuur als adviseur, de selectiecommissie.

De voorzitter en het lid van de raad met de HRM-portefeuille spreken twee keer per jaar met het College van Bestuur over o.a. besturings-en leiderschapsvraagstukken. Zij voeren ook de jaarlijkse, individuele evaluatiegesprekken met de leden van het college. De beloning van de leden van het College van Bestuur vindt plaats binnen de voor de onderwijssector geldende afspraken in het kader van de Wet Normering Topinkomens. 

Werkwijze en samenstelling Raad van Toezicht

Wij werken met twee commissies, een auditcommissie en een onderwijscommissie. De samenstellingen van de Raad van Toezicht en haar commissies in 2019 staan in bijlage 9. Met ingang van 1 januari 2020 ontstaat een vacature in onze raad omdat Louwe Dijkema na twee termijnen statutair niet herbenoembaar is. Om de financiële kennis in de raad te borgen is voor de vervulling van de vacature gekozen voor een financieel profiel. Dit heeft geleid tot de benoeming per 1 januari 2020 van Anita van Nimwegen, directeur bedrijfsvoering/ plaatsvervangend bestuurder bij Caparis NV. Hans Kox en Annelies Bakelaar zijn met ingang van 1 januari 2020 herbenoemd voor een tweede termijn van vier jaar. Annelies Bakelaar is benoemd als vice-voorzitter, met ingang van diezelfde datum.

Evaluatie & Scholing

Hieronder volgt een samenvatting van onze zelfevaluatie die wij gehouden hebben op 18 november 2019 met begeleiding van Marjon Roefs. De zelfevaluatie maakte deel uit van een 24-uurs bijeenkomst voor scholing en evaluatie.

We ervaren een prettige onderlinge dynamiek. Tegelijkertijd is er scherpte wanneer dat nodig is, zowel binnen de raad als tussen de Raad van Toezicht en het College van Bestuur. We anticiperen vroegtijdig op wisselingen en borgen daarmee de continuïteit van de raad. We kijken positief terug op het proces van werving en selectie van het nieuwe lid College van Bestuur. De leden van de raad die geen deel uitmaakten van de selectiecommissie zijn intensief meegenomen in het proces en gaven de selectiecommissie het vertrouwen een eigen afweging te maken. Wij werken niet met bestuursopdrachten, maar zien het strategisch beleid als opdracht aan het College van Bestuur. In 2020 gaan we opnieuw in gesprek met directeuren. De onderwerpen voor deze gesprekken zullen we vooraf met het College van Bestuur afstemmen. We vinden deze gesprekken van belang voor zowel onze werkgeversrol als onze toezichthoudende rol. Het werken in twee commissies is prettig omdat in de commissies onderwerpen uitgebreider (voor-)besproken kunnen worden. Soms komen onderwerpen in beide commissies aan de orde. In die gevallen is het belangrijk dat de verbinding en terugkoppeling plaatsvinden in de reguliere vergaderingen van de Raad van Toezicht, zodat alle leden op de hoogte zijn. De agenda van de auditcommissie wordt sterk bepaald door de P&C-cyclus. De onderwijscommissie is meer thematisch en wordt per jaar bepaald. In de onderwijscommissie is behoefte om in de vergadering zoveel mogelijk tijd te hebben voor dialoog met het College van Bestuur. Dit blijft een aandachtspunt.

Tijdens de 24-uursbijeenkomst hebben we ons, samen met het College van Bestuur, laten bijscholen op het thema digitalisering in relatie tot onderwijs en strategisch samenwerken. De heer Bob de Wit, hoogleraar strategisch leiderschap, gaf ons een inkijkje in de digitale toekomst. Daarna hebben we ons onder leiding van Han Hendriks, van het Kirkman Institute, verdiept in strategische samenwerking in ecosystemen, waarna Mirjam Werges, CIO van de Erasmus Universiteit, ons meenam in de digitalisering binnen de onderwijswereld. Deze scholing was voor ons relevant omdat het thema actueel is voor het Alfa-college en van belang is voor de manier waarop we als Raad van Toezicht onze rol invullen.

Tot slot

Als Raad van Toezicht zijn we telkens weer onder de indruk van dynamiek en ontwikkelingen in het Alfa-college. Wij sluiten daar zoveel mogelijk op aan. Dat betekent dat onze manier van werken als Raad van Toezicht ook steeds in beweging is. Voor de komende jaren zal dat onze (prettige) uitdaging blijven.   

Margreeth Smilde, voorzitter Raad van Toezicht

1.6 Naleving governance code

In de ‘Branchecode goed bestuur in het mbo’ zijn verantwoordelijkheden opgenomen voor Colleges van Bestuur en aanbevelingen voor Raden van Toezicht. College van Bestuur en Raad van Toezicht voldoen nagenoeg aan alle voor hen geldende bepalingen in deze code. In het jaarverslag van de Raad van Toezicht staat de wijze waarop de raad zijn toezichthoudende rol vervult (zie 1.5).

Het College van Bestuur heeft in 2019 regelmatig gesproken met de directeuren en hun managementteams over de (voortgang van de) jaarplannen. Naast deze jaarplangesprekken hebben de leden van het College van Bestuur werkoverleg met de directeuren en stafmanagers die onder hun aandachtsgebied vallen. Ook heeft het College van Bestuur regelmatig teamgesprekken.

Het College van Bestuur heeft in 2019 regelmatig overleg gevoerd met diverse externe stakeholders waaronder de Instellingsadviesraad (zie 1.10). Daarnaast sprak het College van Bestuur maandelijks met de medezeggenschap: Ondernemingsraad en Studentenraad (zie ook 1.9).

Het College van Bestuur wijkt op één punt bewust af van de verantwoordelijkheden zoals genoemd in de governance code. Het heeft, in afwijking van wat onder punt 5 van de verantwoordelijkheden is bepaald, besloten om voor externe en interne belanghebbenden geen verschillende klachtenregelingen te maken: een klacht is een klacht en voor interne en externe klagers is de procesgang dezelfde.

Als het gaat om de voor hem geldende bepalingen heeft de Raad van Toezicht besloten om m.b.t. twee aanbevelingen anders te handelen dan in de code is bepaald:

  • in afwijking van wat bij aanbeveling 1 is opgenomen hanteert de Raad van Toezicht niet een toezichtskader met expliciete doelstellingen en indicatoren voor het eigen toezicht. De Raad van Toezicht wordt volop betrokken bij de strategische keuzes. Om de realisatie ervan te kunnen beoordelen is er in de organisatie een goede planning- en controlcyclus. Op basis daarvan wordt de Raad van Toezicht regelmatig door het College van Bestuur van de nieuwste informatie m.b.t. de voortgang op de diverse indicatoren voorzien. Dat is al een prima toetsingskader, waardoor een eigen kader met expliciete doelstellingen en indicatoren voor het eigen toezicht naar het oordeel van de raad niet nodig is.
  • in afwijking van wat in aanbeveling 9 is bepaald, maakt de Raad van Toezicht niet tenminste eens in de vier jaar een integrale balans op van het functioneren van het College van Bestuur als geheel, op basis van in ieder geval de gemaakte afspraken over doelen en prestaties, het actuele functioneren en de toekomstige opgaven. De Raad van Toezicht vindt dat, door de individuele evaluatiegesprekken en de gesprekken twee keer per jaar tussen College van Bestuur en de voorzitter en het lid van de Raad van Toezicht met de HRM-portefeuille over de dagelijkse gang van zaken, hieraan al op een plezierige en natuurlijke manier wordt vormgegeven.

1.7 College van Bestuur

We kijken opnieuw positief terug op de manier waarop we als College van Bestuur in 2019 bestuurlijk leiding hebben gegeven aan het Alfa-college. In maart 2019 kondigde Christien de Graaff aan dat zij per 1 januari 2020 zou stoppen als lid College van Bestuur. Christien heeft zich als bestuurder ruim negen jaar met veel gedrevenheid en betrokkenheid ingezet voor het Alfa-college en wij bedanken haar voor haar inzet en voor de plezierige samenwerking. Begin september werd bekend dat Enno van der Werff haar zou opvolgen. Als College van Bestuur waren we gewend om vanuit een gedeelde visie en ambitie te werken en we hebben er alle vertrouwen in dat dit ook in de nieuwe samenstelling het geval zal zijn.

Onze nieuwe strategische koers ‘Samen Ondernemend leren’ is samen met onze kwaliteitsagenda richtinggevend voor onze activiteiten. Nadat we de koers door middel van roadshows hadden gedeeld met onze medewerkers, waarin we veel draagvlak hebben ervaren, zijn teams onder leiding van de directeuren en opleidingsmanagers voortvarend aan de slag gegaan met het vertalen van de drie koersuitspraken naar de locatieplannen.

Naast onze reguliere vergaderingen als College van Bestuur voeren we regelmatig samen evaluatiegesprekken en af en toe een benen-op-tafel-gesprek voor reflectieve vragen. Deze gesprekken ervaren we, samen met de open gesprekken met onze directeuren,  als zeer waardevol.

In ons leiderschap blijven we inzetten op de ontwikkeling van professionele leergemeenschappen en de versterking van verantwoordelijkheden en verantwoording van teams. Dit doen we via het programma DO! maar ook door teams de mogelijkheid te geven om via Stichting LeerKRACHT of andere methodieken zichzelf te blijven ontwikkelen. We werken aan een nieuwe P&C-cyclus en zetten samen met onze directeuren in op het versterken van de kwaliteit van de verantwoording, met name als het gaat om het analyseren, leren en vooruitkijken. 

De samenwerking met de ondernemingsraad blijft uitstekend. De bijdrage van de ondernemingsraad is constructief, inhoudelijk sterk en gericht op het organisatiebelang. Als er zich dilemma’s voordoen, zoekt zijn dagelijks bestuur tijdig het overleg met ons. Ook de samenwerking met de Studentenraad blijft plezierig. Deze bestaat uit een club enthousiaste jonge mensen met begeleiding en coaching door Marita Wijnia. 

Wij waarderen de brede deskundigheid en de vernieuwende wijze van kijken van onze Raad van Toezicht. We ervaren het vertrouwen dat de Raad van Toezicht ons geeft als heel belangrijk om onze bestuurlijke rol goed te kunnen vervullen. We zijn in staat om samen de scherpte op te zoeken, te reflecteren en ervan te leren. De gesprekken in de audit- en onderwijscommissie, de jaarlijkse studiebijeenkomst en de benen-op-tafelgesprekken geven de noodzakelijke verdieping aan de reguliere vergaderingen van de Raad van Toezicht.

1.8 Ondernemingsraad

Ook in het afgelopen jaar heeft de Ondernemingsraad zich opgesteld als betrouwbare gesprekspartner voor een ieder in de organisatie. We hebben geprobeerd onze missie continu voor ogen te houden: een optimaal werk- en leerklimaat creëren, waarbij medewerkers zich veilig en gesteund voelen om goed onderwijs te realiseren voor studenten. Onze dialoog met het College van Bestuur, ondersteunende diensten, onderwijsteams en individuele collega’s willen we als constructief en proactief bestempelen. In gesprekken is het voortdurend zoeken naar een goede balans tussen het belang van de (individuele) medewerker en het belang van de organisatie. We hebben geprobeerd een schakel te zijn tussen strategisch en operationeel niveau. 

Begin 2019 was de eerste helft van de zittingstermijn van de huidige Ondernemingsraad verstreken. Er werden plannen gemaakt voor de tweede helft van de drie zittingsjaren in de huidige samenstelling. We wilden in 2019 nog meer zichtbaar zijn voor alle medewerkers. Daarom hebben we onder andere een paar keer een nieuwsbrief verspreid en hebben we (op uitnodiging) teamgesprekken gevoerd. Aan het eind van 2019 hebben we ook de interne webpagina van de Ondernemingsraad vernieuwd en toegankelijker gemaakt, ook met het oog op de verkiezingen in 2020. 

In het afgelopen jaar stonden er een aantal belangrijke thema’s op de agenda waarover ons advies of onze instemming werd gevraagd. Daarnaast wilden we graag nog een aantal onderwerpen op eigen initiatief agenderen. In dit verslag beschrijven we een aantal voor de Ondernemingsraad belangrijke zaken. 

Wat is de status van het werkdrukplan?

De totstandkoming van het werkdrukplan was in 2019 een belangrijk en leerzaam proces voor de Ondernemingsraad. Volgens de cao-afspraken moet elke mbo-instelling een dergelijk plan voor vier jaar opstellen en de Ondernemingsraad heeft instemming op het plan. Onderwerpen die in het plan aandacht moeten krijgen, zijn: omgaan met piekbelasting, diverse levensfases, werkklimaat, slimmer organiseren, verlagen van administratieve lasten en de rol van leiderschap.

De Ondernemingsraad heeft middels een enquête medewerkers gevraagd naar de oorzaken van werkdruk. De resultaten zijn aan HRM voorgelegd. Daarnaast heeft een afvaardiging intensief overleg gevoerd met HRM tijdens de eerste fase waarin de contouren van het plan vorm kregen. Uiteindelijk heeft de Ondernemingsraad het plan kritisch beoordeeld en aan het College van Bestuur meegegeven dat het huidige plan een plan van aanpak betreft dat nodig is om te komen tot concretere plannen per locatie. De Ondernemingsraad zou graag zien dat het geen papieren tijger wordt, maar dat er ook daadwerkelijk werkdrukverlichtende maatregelen op de verschillende locaties worden genomen in het vervolgtraject. Het werkdrukplan moet in 2020 concreet worden uitgewerkt in deelplannen met actieve betrokkenheid van de professionals op de werkvloer. De raad zal dit kritisch blijven volgen. 

Hoe stromen meer docenten door naar hogere schalen?

Hoe komt het dat het Alfa-college de gestelde doelstellingen met betrekking tot de verdeling in de functiemix niet haalt (45% LB-, 50% LC- en 5% LD-docenten)? Zo waren er in december 2018 63% docenten werkzaam in de LB-schaal en 34% in de LC-schaal. De trend leek zich niet te herstellen. De Ondernemingsraad heeft meerdere malen het gesprek hierover gevoerd met het College van Bestuur. Uit de cijfers bleek dat er druppelsgewijs steeds meer LC-docenten met pensioen gaan en nieuwe docenten instromen in schaal LB, waardoor de aanwas van LC-docenten minder goed zichtbaar is in de cijfers. Maar het is tevens een gegeven dat het aantal LC-docenten dat doorstroomt, te weinig is. 

Uiteindelijk zijn er meerdere experimenten gestart, zoals het direct financieel belonen van docenten die een LC-schaal ambiëren met tegelijkertijd het starten van een scholingstraject om aan alle doorstroomeisen te voldoen. Daarnaast hebben ambitieuze docenten ook de mogelijkheid om (in overleg) een bepaald innovatief project te leiden ter vervanging van specifieke opleidingseisen. De Ondernemingsraad juicht deze alternatieve trajecten toe en zal uiteraard de doorstroom blijven volgen om de resultaten die ze (mogelijk) opleveren te beoordelen. 

Welke groene ambities heeft het Alfa-college?

In 2018 heeft de Ondernemingsraad voor het eerst gevraagd op welke manieren het Alfa-college kan bijdragen aan een circulaire duurzame economie, bijvoorbeeld door te stoppen met het gebruik van wegwerpplastic. Ook heeft de Ondernemingsraad in 2019 aangedrongen op het gebruik van (elektrische) deelauto’s en het faciliteren van andere vormen van duurzamer vervoer. Het Alfa-college heeft in dezen een aantal mooie stappen gezet. De Ondernemingsraad vindt het daarnaast belangrijk dat medewerkers en studenten in een gezonde en inspirerende groene omgeving kunnen werken en leren, zowel binnen als buiten school. Het College van Bestuur heeft inmiddels een onderzoek aangekondigd naar de effecten van meer groen in de leeromgeving. 

Hoe staat het met het nieuwe functiehuis OBP?

De Ondernemingsraad is als initiatiefnemer nauw betrokken geweest bij de totstandkoming van het nieuwe functiehuis voor het Ondersteunend en Beheerspersoneel (OBP). De dienst HRM heeft samen met de externe partner Leeuwendaal dit nieuwe functiehuis gerealiseerd. Het afgelopen jaar zijn er nog enkele belangrijke aanpassingen en reparaties verricht. Zo is er op verzoek van de Ondernemingsraad de mogelijkheid voor instructeurs A gecreëerd, hoewel behorend tot het onderwijzend personeel, om door te groeien in de functie instructeur B. Er is tevens opnieuw gekeken naar de indeling van de servicepuntmedewerkers, met als gevolg dat deze beroepsgroep is overgezet van de reeks ‘facilitair’ naar de reeks ‘administratie-secretariaat’.

Hoe heeft de Ondernemingsraad gewerkt aan zichtbaarheid?

Ook in 2019 heeft de Ondernemingsraad op bijna alle verschillende locaties van het Alfa-college vergaderd. Voorafgaand aan deze vergaderingen werden regelmatig gesprekken met medewerkers op de locatie gevoerd (lunchgesprekken). Voor de Ondernemingsraad gelden deze gesprekken als een belangrijke bron van informatie. Tijdens de bezoeken van leden van de Ondernemingsraad aan teamvergaderingen is tevens informatie opgehaald, maar ook gedeeld, over het werk van de Ondernemingsraad en over de aankomende verkiezingen in 2020. Om alle medewerkers over de belangrijkste zaken te informeren wordt er meerdere malen per jaar een nieuwsbrief verstuurd. De Ondernemingsraad heeft tot slot zijn pagina op de interne website AlfaConnect vernieuwd. Op deze plek zijn onder andere de notulen te vinden. Ook is het gelukt om deze pagina gemakkelijker te vinden middels een eigen tegel op de pagina ‘alle favorieten’.

Welke wijzigingen vonden plaats in de samenstelling van de Ondernemingsraad?

Begin 2019 nam Ido Venhuizen het stokje van Els van Schaik als vicevoorzitter over. Gedurende het jaar moest eerst voorzitter Anni Bril en vervolgens secretaris Marjolein de Roos het werk neerleggen. Vervolgens is Ido Venhuizen benoemd tot voorzitter. Vanaf 1 mei werd de Ondernemingsraad ondersteund door Luuk Idema, voorheen bestuurssecretaris bij het Alfa-college, in de functie van ambtelijk secretaris. Aan het begin van de tweede helft van 2019 is Marloes Verwoerd het dagelijks bestuur als secretaris/vice-voorzitter gaan versterken. Vanwege de langdurige afwezigheid van Anni Bril is zij in november 2019 vervangen door Jan Brouwer. 

Tot slot

Ondanks het feit dat de Ondernemingsraad in 2019 te maken kreeg met langdurige afwezigheid van leden en een nieuw dagelijks bestuur, bleken we als collectief wendbaar te zijn om zo de continuïteit te waarborgen. We zijn altijd met elkaar, met het College van Bestuur en andere belangrijke partners in gesprek gebleven over proces en inhoud. Ook in 2020, in het laatste half jaar van de zittingstermijn, willen we kritisch blijven meeluisteren, gezien en gevonden worden en constructief meedenken in het belang van het Alfa-college en de regio’s en uiteraard in het belang van onze waardevolle medewerkers en studenten. 

Ido Venhuizen, voorzitter

1.9 Studentenraad

In 2019 begint de studentenraad met een nieuwe start: Marita Wijnia is aangesteld tot nieuwe begeleidster. Zij vervangt Jan Jakop Schuringa. Ook is de studentenraad begonnen met een nieuw jaarrooster. Hierbij is er een aantal dingen veranderd:

  • SR on Tour: Wij zijn begonnen met SR on Tour, waarbij wij een hele dag op 1 locatie bij elkaar komen om studenten te informeren en te vragen naar bepaalde onderwerpen. Elke locatie komt 1 keer aan bod per schooljaar. Hiermee wil de studentenraad graag meer naamsbekendheid creëren en informatie van de studenten krijgen door middel van vragen stellen rondom bepaalde thema’s, zoals: stage, Veilige School, LBC, roosters en lesinhoud. Tot nu toe blijken deze dagen nuttig, waarbij wij veel informatie van de studenten krijgen en wij bekender worden onder de studenten.
  • Workshopdagen: Dit jaar heeft de studentenraad 3 workshopdagen, waarbij wij leren om op een efficiëntere manier te vergaderen via Stichting Leerkracht en Teams. Een aantal leden binnen de studentenraad heeft hiervoor de kleurentest Spiral Dynamics ingevuld. Hierdoor zagen wij wie welke kwaliteiten heeft en wie daardoor geschikt is voor een bepaalde taak of functie. Deze workshops waren erg leerzaam!
  • Lunchgesprekken: Ook zijn wij de lunchgesprekken gaan uitbreiden. Deze gesprekken worden op elke locatie gehouden. Mocht er een groot probleem zijn, of is niet alles besproken, dan wordt er nog een vervolggesprek aangevraagd. Hierna gaat de student van de locatie zelf de resultaten met de opleidingsmanagers en directeur(en) bespreken om zo tot een oplossing te komen. Deze gesprekken leiden vaak tot veel informatie en goede oplossingen. Hierbij merken wij ook dat wij serieus genomen worden.

Vergaderingen

De studentenraad kwam in totaal 25 keer bij elkaar. Waaronder 10 vergaderingen met het College van Bestuur en één keer met de ondernemingsraad. De Raad van Toezicht kwam één keer voor een formeel gesprek en één keer voor een informeel gesprek.

De studentenraad ervaart het contact met het College van Bestuur, de ondernemingsraad en de Raad van Toezicht als erg prettig. Moeilijke stukken worden makkelijker uitgelegd en er is ruimte voor vragen. Wij hebben het gevoel dat er naar ons geluisterd wordt en dat wij serieus worden genomen. Er wordt altijd netjes en snel antwoord gegeven en het contact is professioneel. Dit maakt de samenwerking erg fijn. De studentenraad hoop dat deze samenwerking nog lang stand houdt!

Wat was ons plan voor dit jaar en is dit behaald?

In 2019 was de studentenraad van plan om meer naamsbekendheid te creëren en om meer taken “af” te krijgen. Wij merken dat er veel studenten dit jaar uit de raad zijn gegaan en wij hierdoor vaak met te weinig studenten in de raad zaten. Wij konden hierbij ook niet snel nieuwe leden vinden. Hierdoor hebben wij helaas bepaalde taken niet afgekregen, denkend aan: het nieuwe huishoudelijk reglement en het draaiboek voor SR on Tour.

Wel hebben wij ervoor gezorgd dat er veel nieuwe leden zijn gekomen, dat er een nieuw dagelijks bestuur is en daarbij ook voor meer naamsbekendheid. De studenten weten nu meer over de studentenraad door middel van: professionele filmpjes, vaker op social media te posten en door langs de klassen te gaan. Hierbij hebben de lunchgesprekken en de SR on Tour ook erg geholpen!

Wij zijn erg blij met deze veranderingen en met meer naamsbekendheid! Graag hadden wij meer willen doen binnen onze eigen vergaderingen en taken, maar het zoeken naar nieuwe leden was onze prioriteit.

Successen

Dit jaar merkt de studentenraad dat zij steeds vaker om hun mening gevraagd worden. Onze mening wordt voor veel onderwerpen gevraagd, zoals: het toelatingsbeleid, programma DO, het Excellentieprogramma, beroepsvitaliteit, BPV, keuzedelen, Student en Stad en nog veel meer. Dit vindt de studentenraad natuurlijk een hele leuke vooruitgang.

Ook mochten twee studenten van de studentenraad aanwezig zijn bij de exclusieve preview van het nieuwe Forum, wat natuurlijk een heel mooie en bijzondere ervaring was.

De studentenraad vond het heel interessant om aanwezig te zijn bij de procedure om een nieuw lid voor het College van Bestuur te kiezen. Hierbij mochten twee leden bij de sollicitatiegesprekken zijn en vragen stellen aan de (potentiële) nieuwe leden. Ook is een lid van de studentenraad aanwezig geweest bij de sollicitatieprocedure van de nieuwe directeur van Kardinge. Dit vond zij erg leerzaam.

Natuurlijk is de JOB 2-daagse dit jaar ook weer geweest! Hier zijn drie studenten heen geweest. Zij vonden deze 2- daagse intensief, maar wel erg leuk om een keer mee te maken! Het was leerzaam en zij hebben hierdoor meer contact gekregen met andere studentenraden en JOB.

Ook hebben de leden van de studentenraad persoonlijke successen behaald, zo is een lid aanwezig geweest bij het BPV-traject en heeft mogen meedenken met de keuzedelen. Hij is bezig geweest met het verbeteren van de roosters binnen zijn locatie.

Wat te doen in 2020?

Ook dit jaar zal de studentenraad weer voor bepaalde uitdagingen komen te staan. Zo gaan er weer een paar studenten uit de raad, waardoor wij hard op zoek zijn naar nieuwe leden.

Dit jaar willen wij proberen om het huishoudelijk reglement en het draaiboek SR on Tour af te krijgen. Hierbij willen wij binnen het huishoudelijk reglement ook bepaalde regels, taken en functies vastleggen. Ook de rol van de begeleid(st)er wordt hierin genoemd.

Wij blijven ook bezig met meer naamsbekendheid creëren. Door middel van lunchgesprekken, SR on Tour, e-mail en social media moet dat zeker lukken! Wij proberen elke vergadering iets op Facebook en/of Instagram te plaatsen en bij lunchgesprekken en SR on Tour vragen wij iedere student om onze pagina’s te liken en op de hoogte te blijven van onze activiteiten! Ook zijn wij bezig met verschillende promotiematerialen: posters, flyers, banners, shirtjes, pennen enz. Deze willen wij gebruiken bij de open dagen.

Persoonlijke doelen

Dit jaar hebben wij ook persoonlijke doelen gesteld:

  • De SR-leden van de locatie Hoogeveen willen graag binnen hun locatie de communicatie tussen docenten en studenten verbeteren. Ook zetten zij zich in voor de roosters binnen hun locatie.
  • Het SR-lid van de locatie Boumaboulevard in Groningen gaat zich inzetten voor meer duidelijkheid tussen docenten, met name over regels. Ook wil zij ervoor zorgen dat examens sneller nagekeken worden en dat er les op niveau wordt gegeven.
  • Het SR-lid van de locatie Kardinge in Groningen wil het pestprotocol van haar locatie duidelijker in kaart brengen. Zij wil ervoor zorgen dat er op niveau les wordt gegeven en voor meer communicatie tussen klassenvertegenwoordigers en leraren.
  • Het SR-lid van de locatie Kluiverboom in Groningen wil dit jaar bezig met een Alfa-collegebrede actie voor de voedselbank. Dit begint bij haar eigen locatie door een project van haar opleiding, maar dit wil zij graag doortrekken naar alle locaties, beginnend bij Groningen. Ook wil zij zich inzetten om de presentie/absentie-registratie beter te laten verlopen op haar locatie.

Voor alle locaties geldt dat we op zoek gaan naar een achterban, met wie we kunnen overleggen.

1.10 Instellingsadviesraad

Ten behoeve van de horizontale dialoog met stakeholders op strategisch niveau heeft het Alfa-college een Instellingsadviesraad. De Instellingsadviesraad heeft een omvang van dertig tot veertig leden. De Raad van Toezicht woont de bijeenkomsten van deze raad ook bij. Tijdens deze bijeenkomsten informeert het College van Bestuur de leden van de Instellingsadviesraad over actuele ontwikkelingen in het Alfa-college en over de ontwikkelingen in het mbo in het algemeen. Daarnaast wordt tijdens de bijeenkomsten van deze raad aandacht besteed aan het verkennen van relevante onderwerpen op strategisch niveau en de wijze waarop het Alfa-college daarmee om zou kunnen gaan. Voor zijn leden moet de Instellingsadviesraad ook een meerwaarde hebben. Dat wil het College van Bestuur bereiken door de bijeenkomsten van de Instellingsadviesraad het karakter van ‘halen’ en ‘brengen’ te geven. Zo wordt leden van de Instellingsadviesraad gevraagd om actief te participeren in de inhoudelijke voorbereiding van een onderwerp. Daarnaast is het de bedoeling dat de raad een netwerkfunctie heeft. De Instellingsadviesraad komt twee keer per jaar bijeen.

Tijdens de bijeenkomst in mei 2019 presenteerde het College van Bestuur het definitieve strategisch beleidsplan ‘Samen Ondernemend Leren’. Het definitieve beleidsplan is het resultaat van veel gesprekken, onder andere met de Instellingsadviesraad. Daarnaast stond in deze bijeenkomst het onderwerp ‘Externe profilering’ centraal. De resultaten van de mbo-imagomonitor 2018-2019 zijn gepresenteerd en de aanwezigen zijn met elkaar in gesprek gegaan over de manier waarop hun organisatie zich extern profileert en wat we daarin van elkaar kunnen leren. De input van deze bijeenkomst wordt door het Alfa-college benut in de verdere ontwikkeling van de strategische communicatie. 

Tijdens de bijeenkomst in november 2019 stond het onderwerp ‘duurzaamheid en circulariteit’ centraal. De bijeenkomst vond plaats in een toepasselijke locatie van de Hanzehogeschool waar wordt gewerkt aan vraagstukken op het gebied van energietransitie en duurzaamheid. Na presentaties van de Hanzehogeschool, Recycleplan en het Alfa-college gingen de aanwezigen verder met elkaar in gesprek over dit onderwerp en hoe je als individu en als organisatie een verschil kunt maken. Een van de terugkerende punten was: ontwikkel een nieuwe mindset. Begin bij de jeugd en vooral ook, maak gebruik van de jeugd. Maak je doelen zo praktisch en concreet mogelijk: wat kan ik vandaag doen voor morgen?

In bijlage 9 kunt u lezen welke leden van de Instellingsadviesraad een of beide bijeenkomsten van de Instellingsadviesraad hebben bijgewoond en welke externe relaties aanwezig waren bij de  bijeenkomst waar het eerste concept van het nieuwe strategisch document is besproken.

1.11 Belanghebbenden

Studenten, ouders, bedrijven/instellingen, oud-studenten en scholen voor voortgezet onderwijs en hbo-instellingen zijn voorbeelden van belanghebbenden van het Alfa-college. Wij willen deze belanghebbenden actief betrekken bij het realiseren van onze hoofdopgave: het creëren van aantrekkelijke en activerende leeromgevingen voor onze studenten. In de tabel in bijlage 8 is weergegeven hoe we dat realiseren. In iedere onderwijsregio geeft het Alfa-college op enigerlei wijze vorm aan deze activiteiten.